¿Eres por lo general, puntual o sueles llegar tarde? ¿Terminas las cosas en el momento en que se estipula? ¿Entregas tus informes o trabajos a tiempo? ¿Eres capaz de lograr lo que quieres hacer antes de los plazos finales? ¿Eres un buen administrador del tiempo?
Si su respuesta es "no" a alguna de las preguntas anteriores, eso significa que no administras tu tiempo tan bien como desearias. Aquí hay 20 consejos sobre cómo ser un mejor gestor del tiempo:
1. Crea un plan diario: Planifica tu día antes de que se desarrolle. Hazlo en la mañana o, mejor aún, la noche antes de dormir. El plan le da una buena visión general de cómo el día se desarrollará. De esta manera no te atraparán en la baja guardia. Tu trabajo para el día es seguir con el plan de la mejor manera posible.
2. Crea un tiempo límite para cada tarea: Ten claro que necesitas terminar la tarea X antes de las 10am, la tarea Y a las 15:00, y el punto Z a las 5:30 pm. Esto impide que el trabajo se prolongue en el tiempo y se coma el tiempo reservado para otras actividades.
3. Usa un calendario: Tener un calendario es el paso más fundamental para la gestión de tus actividades diarias. Si usted usa Outlook o Lotus Notes, el calendario viene como parte de su software de correo. Google Calendar es excelente; es incluso mejor si se puede sincronizar con el teléfono móvil y el hardware de que uses; de esta manera, puedes acceder a tu calendario sin importar dónde te encuentres.
4. Usa un organizador. El organizador te ayuda a estar en la cima de todo en tu vida. Es la herramienta fundamental para organizar la información, listas de tareas, proyectos, y otros artículos diversos.
5. Conoce tus plazos. ¿Cuándo se necesita para terminar sus tareas? Marca los plazos claramente en el calendario y organizador, para saber cuándo se necesita terminar con ellos.
6. Aprende a decir "No". No tomes más de lo que puedas manejar. Para las distracciones que vienen en cuando estás haciendo otras cosas, da un firme "no". O aplazalo hasta un período posterior.
7. Enfocate a llegar temprano: Al orientarte a llegar a tiempo, o llegarás a tiempo o tarde. La mayoría de las veces vas a llegar tarde. Sin embargo, si te enfocas a llegar temprano, lo más probable es que llegues a tiempo. Para citas, has lo que sea por llegar temprano. Para los plazos de entrega, presentalo antes de lo requerido.
8. Encuadra el tiempo de tus actividades. Esto significa que restringir tu trabajo para X cantidad de tiempo.
9. Tener un reloj visible puesto delante de ti. A veces estamos tan absortos en nuestro trabajo que perdemos la noción del tiempo. Tener un gran reloj en frente de uno te mantendrá al tanto de la hora en este momento.
10. Establecer recordatorios 15 minutos antes. La mayoría de los calendarios tienen una función de recordatorio. Si tienes una reunión importante para asistir, establece que la alarma suene 15 minutos antes.
11. Centrarse. ¿Estás haciendo tantas múltiples tareas que simplemente no consigues terminar nada? Si es así, se centrate en sólo una tarea clave a la vez. Cierra todas las aplicaciones que no estés utilizando. Cierra las pestañas en el navegador que están quitando tu atención. Centrarse únicamente en lo que estás haciendo. Usted será más eficiente de esa manera.
12. Bloquear las distracciones. ¿Qué te distrae en su trabajo? Los mensajes instantáneos? Timbre del teléfono? Los mensajes de texto apareciendo ? Casi nunca utilizar el chat en la actualidad. Las únicas veces que me conecto es cuando no estoy con la intención de hacer ningún trabajo. De lo contrario, se pone muy molesto. Cuando estoy haciendo un trabajo importante, también apago mi teléfono. Las llamadas durante este tiempo se registran y me contacto con ellos después, si se trata de algo importante. Esto me ayuda a concentrarme mejor.
13. Hacer un seguimiento del tiempo. Egg Timer es un temporizador de cuenta regresiva en línea sencilla. Es clave en la cantidad de tiempo que desee para hacer un seguimiento (por ejemplo: "30 minutos", "1 hora") y va a una cuenta atrás en el fondo. Cuando se acabe el tiempo, el temporizador emitirá un pitido. Es una gran manera de ser consciente del tiempo.
14. No te compliques en los detalles sin importancia. Nunca se conseguirá todo lo que uno realiza exactamente de la forma que uno lo desee. Tratar de hacerlo es ser ineficaz.
15. Dar prioridad. Puesto que no podemos hacerlo todo, aprende a priorizar lo importante y dejar de lado el resto. Aplicar el principio 80/20, que es un principio clave en la priorización. (80/20 se refiere al fenómeno por el cual se lleva el 80% de los resultados con un 20% de esfuerzo. El 20% restante de la salida sólo se puede conseguir poniendo un 80% de esfuerzo.)
16. Delegar. Si hay cosas que se pueden hacer mucho mejor por otras personas o cosas que no son tan importantes, considera delegar. Esto quita un peso de encima y puedes centrarte en las tareas importantes.
17. Colocar por "lotes" similares tareas a la vez. Para un trabajo relacionado, colocarlos por lotes juntos. Por ejemplo, mi trabajo se puede clasificar en estos grupos principales: (1) escritura (artículos, mi próximo libro) (2) Coaching (3) desarrollo del taller (4) desarrollo de negocios (5) de administración. Yo por coloco por lotes todas las tareas relacionadas con el conjunto por lo que hay sinergia. Si tengo que hacer llamadas, asigno un intervalo de tiempo para hacer todas mis llamadas. En realidad, agiliza el proceso.
18. Eliminar tus pérdidas de tiempo. ¿Qué toma tu tiempo lejos de tu trabajo? Facebook? Twitter? Consultar el correo electrónico? Deja de revisarlos tan a menudo. Una cosa que puedes hacer es hacer que sea difícil para verlos - eliminalos de los vínculos rápidos del navegador o Marcadores y metelos en una carpeta de difícil acceso de favoritos. Reemplace los favoritos del navegador con importantes sitios relacionados con el trabajo. Mientras que seguirás viendo FB / Twitter, sin duda, encontrarás que es en una frecuencia más baja que antes.
19. Salirte cuando lo necesites. Razón #1 por la cual las cosas se desbordan se debe a que que no cortas el momento cuando tienes que hacerlo. No tengas miedo de interceptar en las reuniones. De lo contrario, nunca va a ser un fin y sólo comerás en el tiempo para más tarde.
20. Deja tiempo de autonomía en el medio. No pongas todo muy cerca. Deja un tiempo de 5-10 minutos de amortiguación entre cada tarea. Esto te ayuda a terminar la tarea anterior y empezar con la siguiente.
¿Tienes algún consejo para un mejor manejo del tiempo? Siéntete libre de compartir en los comentarios!
Fuente: Lifehack.org
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